Store kartleggingsprosjekt (5.7)

Hensikt og omfang

Forundersøkelser, arbeidet med helsekontroll, spesifikke prosjekter eller annen informasjon kan ha avdekket behov for et mer grundig og systematisk prosjekt med kartlegging, analyse, tilbakemelding og oppfølging. Ulike former for gruppebaserte miljømøter som skal resultere i tiltak inngår i prosessen. Om det ikke ligger til rette for et arbeidsmiljømøte, en arbeidsmiljødag eller en arbeidsmiljøkonferanse kan det være aktuelt med et større kartleggingsprosjekt som bygger på prinsippet om kartlegging og tilbakemelding. (Survey-feedbackmetoden).

Hensikten med denne veiledning er derfor å beskrive ulike metoder som kan brukes for å oppnå denne målsettingen. Den enkelte bedrift kan da velge den metode som passer best. Slike grundige prosjekter blir ofte meget resurskrevende. Enkelte metoder setter også spesielle krav til kompetanse og erfaring for det personell som skal drive prosjektet. Den enkelte bedriftshelsetjeneste må derfor vurdere om resurser, kapasitet og kompetanse er tilstrekkelig for å lede eller delta i et slikt prosjekt. Denne veiledning beskriver prinsippene for denne metode. I vedleggene beskrives de ulike metoder nærmere.

Bedriftshelsepersonell søker ofte etter forslag til viktige problemområder som de kan bruke når de planlegger sine egne kartleggingsprosjekter. Om de ikke kan bruke våre metoder direkte er det å håpe at de gir inspirasjon til det videre arbeide.

Beskrivelse

Målsetting

  • Man gjør en systematisk datainnsamling, bearbeider dataene og tilbakemelder resultatet til organisasjonens medlemmer
  • Gjøre bruk av kombinerte metoder med både kvantitative metoder med spørreskjemaer og kvalitative metoder med tilbakemelding og oppfølging. Ved dette ønsker man å:
    • Sette psykososiale problemområder på dagsorden
    • Skape oppmerksomhet, stimulere til meningsutveksling
    • Dokumentere belastninger og muligheter
    • Prioritere og velge satsningsområder
    • Ansvarliggjøre til forpliktende innsats
    • Dokumentere de reelle behov
    • Bruke erfaringene og resultatene på en konstruktiv måte med planmessig oppfølging.

Generelle synspunkter

  • Om man etter nøye overveielser bestemmer seg for et nytt prosjekt med Survey-feedback-metoden ligger bl.a. følgende forutsetninger til grunn:
    • Det foreligger behov for en relativt grundig kvantitativ kartlegging ved bruk av spørreskjemametoden samtidig som man ønsker en prosess med analyse, tilbakemelding og gruppebasert vurdering med henblikk på tiltak
    • Det er vanskelig å arrangere et gruppebasert miljømøte der alle ansatte samles en hel dag
    • Tilbakemeldingsrapporten som bør være ferdig i løpet noe få uker skal være tilgjengelig for alle ansatte
    • I løpet av noen få uker etter at rapporten er ferdig skal det avholdes et gruppe- og plenumsbasert miljømøte der et representativt utvalg av de ansatte er med. Det skal arbeides i grupper og plenum der åpen kommunikasjon og tiltaksarbeid står sentralt

Forberende arbeide

Man etablerer en prosjektgruppe som gjør det forberedende arbeid og som gjennomfører prosjektet. Det må vurderes om man skal leie inn ekstern ekspertise. Om man velger dette må det avklares hva ansvaret skal være og i hvilke faser at prosjektet vedkommende skal være med. Om man baserer seg på bedriftens ansatte kan gruppen bestå av representant fra BHT, enhetsleder, verneombud, personalkonsulent og eventuelt en representant for de tillitsvalgte.

  • Gruppen skal ta stilling til:
    • Hvem er prosjektleder, hvem er ansvarlig for databearbeidelsen og tilbakemeldingen, og hvem skal lede miljømøtet
    • Har man sikret seg at ledelsen på alle nivåer, de ansatte og tillitsvalgte forplikter seg til å støtte prosjektets ulike faser
    • Hvilken målsetting har prosjektet? Godtar alle involverte dette?
    • Er det enighet om at det kan være nødvendig å gjenta undersøkelsen for å følge utviklingen og for å vurdere effekten av tiltak?
    • Hvilke aktiviteter inngår i prosjektet?
    • Hvilket kartleggingsskjema skal brukes?
    • Har enheten eller yrkesgruppen spesielle problemstillinger som ikke inngår i det skjema man velger og som derfor bør innarbeides i et "Tilleggs- skjema"?
    • Skal hele bedriften undersøkes samtidig, eller skal man ta for seg enhet for enhet
    • Er det nødvendig med en presisering av hvilken enhet eller nivå i organisasjonen som skal vurderes? Er det f. eks. seksjon, prosjekt, avdeling? Det må tas hensyn til at man under prosjektarbeid kan ha sin personaltilknytning til en basisenhet, mens man for en periode inngår i en annen enhet eller i et spesielt prosjekt
    • Bør det presiseres hvem som er "nærmeste sjef/leder".?
    • Er det nødvendig at besvarelsene er anonyme - eller er det spesielle grunner til at man bør kunne identifisere risikopersoner?
  • Om man velger anonyme besvarelser forventer man oppriktige svar også for forhold som det kan være vanskelig å snakke om f. eks. kollegaproblemer, mobbeproblemer og forholdet til leder.
    • Er det ut fra hensynet til anonymitet forsvarlig å ha med visse bakgrunnsdata, f.eks. enhet, faggruppe, kjønn, alder?
    • Er det andre etiske problemer som bør drøftes?
    • Skal mellomledere fylle ut skjemaer på lik linje med de øvrige? Om forholdet til anonymitet tillater det kan det muligens være grunn til å kunne skille ut mellomlederne som egen gruppe?
    • Om man stiller spørsmål om bedriften som overordnet organisasjon og om overordnet ledelse må man avklare hvilket nivå som skal vurderes: Avdeling, divisjon eller bedrift?
    • Hvilken tidsperiode er aktuell: Siste året, eller et annet bestemt tidsrom? - Skal utfyllingen av kartleggingsskjemaene skje på grunnlag av en skriftlig veiledning eller ved faglig veiledning i grupper?
    • Er det spesiell informasjon som ledelsen mener bør gis om enheten før undersøkelsen starter:
      • Mål, rammebetingelser, resurser og andre viktige forhold?
    • Man bør understreke at resultatet av undersøkelsen kommer som en tilbakemeldingsrapport som blir tilgjengelig for alle. Ingen enkeltpersoner kan gjenkjennes i rapporten
    • Man bør understreke at kort tid etter at tilbakemeldingsrapporten er ferdig skal det uansett resultat holdes et gruppe- og plenumsbasert miljømøte der ledelse og ansatte deltar. Tid og sted for dette miljømøte bør fastsettes slik at det går ut informasjon om dette sammen med utdelingen av spørreskjemaet
    • En egen gruppe der de ansatte er med skal på grunnlag av resultatet av undersøkelsen og analysen under miljømøtet sørge for en konkret tiltaksplan. Hvem skal være med i denne gruppe? Skal denne gruppe også sørge for en evaluering av prosjektet og oppfølging av handlingsplanen?

Spørreskjemaundersøkelsen

Alle ansatte i den aktuelle enhet deltar i spørreskjemaundersøkelsen. Om man velger individuell utfylling på grunnlag av veiledningen kan det være gunstig å presisere enkelte forhold om utfyllingen i et følgeskriv. Anonymiteten ved tilbakemeldingen må understrekes. Etter utfylling legges det besvarte skjemaet i lukket konvolutt merket den enhet i bedriften som har ansvaret for prosjektet. Den som har spesielle problemer som man ønsker å ta opp med prosjektgruppen kan merke konvolutten med en egen kode som bare vedkommende kjenner.

På dette grunnlag kan vedkommende kontakte prosjektgruppen for nærmere samtale. Det settes tidsfrist for besvarelsen.

Metodikk

Når man har behov for relativt grundige kartleggingsundersøkelser med kvantitative metoder er det flere standardiserte metoder å velge mellom. Den enkelte bruker må sette seg godt inn i metodene på grunnlag av de referanser som gis. Ved metodevalg bør man i stor utstrekning være opptatt av at hensikten er praktiske tiltak i hverdagen. Om man har tanker om forsknings- og utviklingsarbeid blir det andre forhold som må vurderes. Bruk av tid, resurser og eventuell ekstern ekspertise bør gjennomtenkes før man velger metode. I egne vedlegg beskriver vi forskjellige metoder.

Lagre data, bearbeide data og skrive ut rapport

Lagring og bearbeidelse av data er avhengig av type kartlegging og de metoder man har for bearbeidelse. Det letter arbeidet betydelig om man bruker en metode som også har et tilpasset EDB- program for databearbeidelsen og rapportbeskrivelsen. Datarapporten skal gi grunnlag for resultatet som inngår i tilbakemeldingen til enheten.

Prinsipper for tilbakemeldingsrapporten til enheten

Rapporten skal foreligge i løpet av non få uker etter avsluttet undersøkelse. Den deles ut til alle deltakerne i enheten. Man informerer om tidspunkt, hensikt og arbeidsform for miljømøtet. Man bør sette noen krav til resultatene som tilbakemeldes:

  • De skal være av betydning for de ansattes arbeidssituasjon
  • Rapporten skal være relativt kort og lett å forstå
  • Om man har et meget omfattende spørreskjema bør prosjektgruppen selektere de spørsmål som tas opp i rapporten fordi et miljømøte sjelden kan ta inn over seg mer enn 20-30 problemområder
  • Man skal være konkret og unngå generelle formuleringer
  • Rapporten må være nøyaktig og representere de ansattes beskrivelse av virkeligheten
  • Man gir ikke informasjon om detaljer som ikke har betydning
  • Selv om man fremlegger både positive og negative forhold legger man spesiell vekt på forhold som de ansatte eller ledelsen kan påvirke
  • Om man ønsker å gjøre en sammenligning med resultatet fra andre og tilsvarende undersøkelser må man utvise forsiktig og nøye vurdere om det er grunnlag for en slik sammenligning
  • Rapporten skal være et virkemiddel for å motivere og angi retning for det miljømøte, utviklingsarbeidet og handlingsplan som skal følges opp

Miljømøte

Et gruppebasert miljømøte der det arbeides både i gruppe og plenum er en integrert del av et Survey-feedbackprosjekt. Metoden har mange likheter med den Waldenstrøm (1993) utarbeidet i Hydroprosjektet.

  • Møtet bør holdes i løpet av noen få uker etter at rapport med tilbakemelding foreligger
  • Man signaliserer at miljømøtet er viktig og at det krever aktivitet og positiv medvirkning fra de ansatte
  • Under et slikt møte kan man ikke alltid forvente at alle ansatte er med. Dette kan skyldes praktiske forhold på grunn av enhetens størrelse eller arbeidets art og organisering
  • Om ikke alle kan være med baserer man seg da på at de som møter utgjør et representativt utvalg av de ansatte både i stilling og funksjon. Prosjektgruppen bestemmer hvor mange som skal være med på møtet, hvem dette skal være og gruppenes sammensetning. Det er naturlig at man innhenter forslag fra tillitsvalgte
  • Man må vurdere om det beste er homogene grupper der kolleger fra arbeidsgruppen er det beste valg. Når man fastsetter forslag til tiltak bør det vurderes om både ansatte og ledere bør være i samme gruppe. Det anbefales å sette opp et fastlagt program i god tid med angivelse av tid og sted. Dette kan gjerne kunngjøres sammen med fordelingen av spørreskjemaet. Hvilke informasjoner som gis på forhånd, hvordan programmet skal se ut og hvordan gruppesammensetningen i smågruppene skal være er avhengig av mange lokale forhold og hvilken metode man bruker
  • Det må være rimelig tid til å presentere resultatet, til å kommentere og diskutere resultatene og til å vurdere hvilke tiltak dette gir grunnlag for. Dette må skje både i smågrupper og i plenum.

Vedlegg

Kilder

Referanser

  • Bye A, Sandvig L. En metode for kartlegging og analyse av psykososialt arbeidsmiljø. Ramazzini 1998; 1: 11-13.
  • Knardahl S. Orientering om QPS Nordic. Status pr. 20.04.1999. Rundskriv 23.02.2000
  • Metodicum: www.metodicum.se.
  • Skogstad A. Arbeidsmiljøundersøkelser og lokalt utviklingsarbeid. Pp. 283-302 i Håndbok for bedriftshelsepersonell. Del 3. Oslo: Arbbeidsmiljøforlaget, 2003.
  • STAMI-rapport Årg.2, nr.1, 2001.
  • STAMI. http://www.stami.no/publ/rapport/pdf/0101.pdf
  • Sund A. Psykososialt arbeidsmiljø og helsekontroller. pp. 204-216. I: Håndbok for bedriftshelsepersonell. Del 3. Oslo: Arbeidsmiljøforlaget, 2003.
  • Waldenstrøm, E. Modeller for psykososialt arbeidsmiljø. Kartlegging og tiltak. Rapport i stensil. Forskningssenteret Hydro Porsgrunn og Kontoret for katastrofepsykiatri. UIO, 1993.
  • Det vises ellers til omfattende referanseliste under AV. 5.1. Psyksosialt arbeidsmiljø. Metoder og metodeproblemer.

Fagmedarbeidere

  • Arne Sund, professor, dr. med.
  • Norsk arbeidsmedisinsk forening, kvalitetsutvalget

På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.