Prosjektplanlegging (5.2)

Hensikt og omfang

Hensikten er å presentere prinsipielle problemstillinger man bør drøfte når man overveier å iverksette nye prosjekter. I slike situasjoner er det nødvendig med gode forberedelser. Man bør lære av tidligere undersøkelser og velge den metode som passer best i forhold til den målsetting og de ambisjoner man setter seg. For BHT er det viktig å få klarhet i hvilken rolle og hvilket ansvar man skal ha.

Vi ønsker også å gi en kortfattet oversikt over de aktuelle arbeidsmetodene vi beskriver i de veiledninger vi presenterer. De verktøy som brukes presenteres mer inngående i veiledning 5. 3 (Praktiske verktøy) og i veiledning 5.7 (Store kartleggingsprosjekt).

Beskrivelse

I de fleste aktiviteter innenfor arbeidet med det psykososiale arbeidsmiljøet vil oversikten i denne veiledning kunne benyttes for å sikre kvaliteten på de metoder og det arbeide som skal gjøres når man starter prosjektplanlegging. Prosjektets karakter og omfang vil være avgjørende for hvor dypt man skal gå i vurderingen av de enkelte punkter.

Innledende vurderinger

Enkelte bedrifter har klare rutiner på hvilke type prosjekter som gjennomføres som rutine med fastlagte intervall. En arbeidsmiljødag hvert 3. år for alle enheter kan være ett eksempel. Noen iverksetter kartleggingsprosjekter først når det fremkommer klare tegn på mistrivsel eller sykdomsrisiko. Begrunnelsen kan også være klare målsettinger for å få etablert spesielle tiltak. Det er nyttig å få frem klare synspunkter på hvorfor man ønsker et nytt prosjekt. Det er nødvendig med klare forpliktelser om å iverksette nødvendige tiltak dersom en undersøkelse avdekker slike behov. For BHT er det nødvendig å vurdere sitt bidrag i forhold til de resurser og den kompetanse som er til rådighet.

  • Hvem som har tatt initiativet til et nytt prosjekt
  • Begrunnelsen for et nytt prosjekt
  • Hvem er kontaktperson
  • Hvem inngår i prosjektgruppen
  • Hvilken rolle og hvilket ansvar som BHT skal ha
  • Hvordan forsikrer seg om at bedriften er villig til nødvendige tiltak dersom det avdekkes slike behov

Vurdering av resultatet ved siste prosjekt

Når man vurderer om det skal iverksettes nye prosjekt er det nødvendig med en relativt grundig gjennomgang av sist utførte prosjekt. Det kan avdekke spesielle problemområder som bør fokuseres. Muligens man også kan utsette det nye prosjektet inntil de foreslåtte tiltak er.

  • Aktuelle enhet som ble undersøkt, metoden og tidspunkt for undersøkelsen
  • Hvilke problemområder ble undersøkt?
  • Hvilke tiltak ble prioritert?
  • Hva var målsettingen med tiltakene?
  • Hvem fikk ansvaret for å gjennomføre de enkelte tiltak?
  • Hvem fikk ansvaret for å gjennomføre hele handlingsplanen?
  • De tidsfrister som ble satt for de enkelte tiltak
  • Hvilke tidsfrister ble satt for hele handlingsplanen?
  • Hvem fikk ansvaret for oppfølgingen av handlingsplanen?
  • Er tiltakene iverksatt?
    • Om nei: Hvorfor ikke?
    • Om ja: Oppnådd effekt?

Samlt vurdering av siste prosjekt

Ved å gjøre de nevnte vurderinger får man grunnlag for å vurdere om det bør iverksettes et nytt prosjekt og hvilken metode man da bør bruke. Det gir også grunnlag for å vurdere om det er noen problemområder man bør vektlegge spesielt i det nye prosjektet.

Prinsipper og praktiske arbeidsmetoder

Ved valg av metode må man vurdere både prinsipper og praktiske arbeidsmetoder. Ved å kombinere disse kan man sette sammen prosjekter som passer den målsetting man har. Prinsippene er nærmere beskrevet i veiledning 5.1 (Psykososialt arbeidsmiljø. Metoder og metodeproblemer). Prinsippene er:

  • Kvalitative eller kvantitative metoder
  • Individuelle samtaler og strukturerte intervjuer
  • Bruk av momentliste og spørreskjema
  • Bruk av gruppeanalyser
  • Bruk av plenumsarbeid
  • Konferansemetoder med eller uten kvantitative kartlegginger
  • Kombinasjon av flere metoder

De praktiske arbeidsmetodene som man må ta standpunkt til finner man som en oversikt i vedlegg 2 og i veiledning 5.3 (Praktiske verktøy). En mer utførlig beskrivelse finner man i de respektive veiledningene:

  • Arbeidsplassens eget kartleggingsverktøy (5.4)
  • BHT screeningsundersøkelse(5.5)
  • Arbeidsmiljødag (5.6)
  • Store kartleggingsprosjekt (5.7)
  • PAM - et praktisk dataverktøy. (5.8, er under utvikling)
  • Helseovervåkning med fokus på psykososialt arbeidsmiljø (3.19)

Individuell kvantitativ kartlegging

Om man velger en individuell kvantitativ kartlegging med spørreskjema må man klarere:

  • Skal det være anonyme besvarelser eller skal man kunne identifisere personene
  • Type momentliste eller type spørreskjema som skal brukes
  • Metoden for utfylling som skal brukes
  • Hvilken enhet skal undersøkes
  • Hvem i enheten skal delta i undersøkelsen
    • alle eller et bestemt utvalg
    • lederne
  • Nærmere detaljer om tid, sted og metoden
  • Innleveringen av besvarelser med tidsfrister
  • Fremdriftsplanen for prosjektet

Miljømøte som egen metode uten kvantitativ kartlegging

Et miljømøte uten kvantitativ kartlegging kan være en egen selvstendig metode. Program, ambisjonsnivå og gjennomføring varierer blant de ulike metodene:

  • Arbeidsmiljøkonferanse
  • Kartotekkortmetoden
  • Konferansemetoden etter Arne Ebeltoft
  • Arbeidsmiljødag uten kvantitativ kartlegging

Miljømøte som ledd i prosjekt

Et miljømøte inngår ofte som et integrert og viktig ledd i et prosjekt. Møtet må tilpasses den situasjon som foreligger. Man må bestemme:

  • Type miljømøte
  • Ansvarlig for møtet
  • Hvem skal delta
  • Program, innhold, tid, sted

Analysen ved gruppearbeid og arbeid i plenum

Homogene grupper betyr at gruppene består av dem som arbeider på samme nivå i organisasjonen. Ved bruk av heterogene grupper, er de vanlige arbeidstakerne sammen med sine ledere.

Om man velger å arbeide i grupper og i plenum må man bestemme:

  • Type grupper: Homogene eller heterogene
  • Gruppesammensetningen og tildeling av grupperom
  • Om man velger å ha gruppeledere må disse utpekes på forhånd og gis informasjon om oppgavene
  • Skjemaer og annet utstyr som skal brukes i gruppearbeidet må skaffes
  • Utstyr for presentasjon må være tilgjengelig i plenumssalen

Databearbeidelse og tilbakemelding

Om prosjektet går i regi av BHT må følgende klareres:

  • Hvem spørreskjemaer leveres til
  • Vil BHT bearbeide hele eller bare visse deler av de individuelle besvarelsene
  • Tilbakemeldingsrapporten: Prinsipper og konkrete tidsfrister
  • Om man skal identifisere risikopersoner

Ansvaret for å utarbeide en prioritert handlingsplan

Så tidlig som mulig i prosessen, må man bestemme hvem og hvordan handlingsplanen etableres. Etter å ha gjennomført undersøkelsen og analysen gjenstår å utarbeide og gjennomføre en konkret og overkommelig handlingsplan med konkrete tiltak. For å få til effektivitet er det nødvendig å prioritere og å begrense antall problemområder der det settes inn tiltak.

  • Sak/problemer der man prioriterer blant er de viktigste som er fremkommet
  • Målsetting med de tiltak som foreslås
  • Konkretisering av de tiltak som foreslås
  • Ansvarlig person eller gruppe for å gjennomføre de enkelte tiltak
  • Tidsramme for gjennomføringen
  • Ansvar for oppfølgingen

Evaluering

Når handlingsplanen skal være gjennomført må prosjektgruppa holde et møte for å vurdere om alt er gjort. Dette møtet bør tidfestes i handlingsplanen.

Vedlegg

  • Oversikt over praktiske arbeidsmetoder

Kilder

Referanser

 

Fagmedarbeidere

  • Arne Sund, professor, dr. med.
  • Norsk arbeidsmedisinsk forening, kvalitetsutvalget

På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.