Bhts screeningundersøkelse (5.5)

Hensikt og omfang

Hensikt

Fordi BHT neppe har ressurser til å innkalle alle ansatte til helsekontroll med fokus på psykososialt arbeidsmiljø, kan man gjøre screeningsundersøkelser. Man gjør da avdelingsvise undersøkelser for å vurdere om miljøet er et risikopreget miljø og for å identifisere risikopersoner. Veiledningen beskriver metoder som man kan bruke for å gjennomføre en slik screeningundersøkelse.

Omfang

Denne veiledningen omtaler tre typer verktøy:

  • Momentliste 17
  • Mini-skjema 17
  • Mini- arbeidsmiljødag

Ved hjelp av disse kan man "ta pulsen på miljøet" og man kan identifisere arbeidstakere eller enheter som trenger nærmere oppfølging innenfor det psykososiale arbeidsmiljøet. De arbeidsmedisinske veiledninger beskriver også metoder for grundigere kartlegginger (Kfr. veiledning 5.7)

For å kunne gjøre disse vurderingene, må man sikre seg opplysninger som gir grunnlag for å vurdere eller beregne:

  • Jobbtilfredshet slik at man får enhetens arbeidsmiljøprofil ("Arbeidsmiljødiagnose")
  • Arbeidsstress
  • Trivsel
  • Spesielle psykososiale belastninger

Beskrivelse

Innledning

Når man gjennomfører en slik undersøkelse er det viktig at hele prosessen er godt planlagt. Man må sikre seg at enheten er villig til å satse tid og ressurser for å få iverksatt tiltak og konkrete handlingsplaner som følges opp.

I tillegg til selve screeningen, må oppfølgingen, tilbakemeldingen og eventuelt mer omfattende kartlegginger være vurdert, ikke minst i forhold til de resurser BHT har.

For å kunne identifisere risikopersoner, forutsettes det bruk av spørreskjemaer som er egnet til målsettingen. Av denne grunn må man kunne identifisere personene som har levert besvarelsene. Man kan bruke nummererte skjemaer der bare BHT kjenner nøkkelen. Besvarelsene leveres til BHT i lukket konvolutt, og materialet blir behandlet som kliniske opplysninger. De som man på grunnlag av forundersøkelsen betrakter som risikopersoner bør innkalles til selektiv helseovervåkning hos BHT, evt. til leder eller verneombud.

Valg av screeningmetode

Følgende forhold er viktig:

  • Metoden må ikke være mer resurskrevende enn den kapasitet BHT har
  • For å kunne vurdere om miljøet er risikopreget, må undersøkelsene gjennomføres avdelingsvis
  • Det er nødvendig å kunne identifisere personer som kan være risikopersoner.

Fordi dette er en forhåndsundersøkelse for å vurdere eventuelt behov for en mer omfattende undersøkelse er det ikke nødvendig med detaljerte opplegg. Man bør imidlertid sikre seg data slik at man kan vurdere jobbtilfredshet, arbeidsstress, trivsel og enkelte andre spesielle psykososiale belastninger.

Den mest tidkrevende metode er å bruke intervjumetoden. Av denne grunn blir spørreskjemametoden oftest valgt. Et meget brukbart alternativ for å få satt problemene under debatt er å gjøre en spørreundersøkelse som så blir fulgt opp med en "Mini-arbeidsmiljødag".

Intervjuundersøkelse med "Momentliste 17" (se veiledning 5.3, vedlegg 4)

"Momentliste 17" brukes ved et strukturert intervju. Metoden er mer arbeidskrevende enn bruken av spørreskjema, men gir gode muligheter for utdypning og oppklaring av misforståelser. Om det gjelder mange ansatte i store avdelinger må man vurdere om man har tid og resurser til å undersøke alle med denne metode. En variant er å intervjue et visst antall som man mener representerer et naturlig utvalg av de ansatte.

"Momentliste 17" inneholder 17 hovedspørsmål eller problemområder. Spørsmålene inneholder nøytrale, positive eller negative utsagn. Hvor detaljert man ønsker å være og hvordan man vil stille spørsmålene, må den enkelte intervjuer selv vurdere. Man noterer ned stikkord om utsagnene oppleves som positive eller negative. Dette gir grunnlag for en skjønnsmessig vurdering av graden av jobbtilfredshet for hvert problemområde. Denne jobbtilfredsheten kan uttrykkes på mange måter. Vi anbefaler samme metode som ved bruk av spørreskjema. Man bruker da et tall eller ord mellom 1-6 på en skala som er slik:

  • 1 = Meget dårlig tilfreds
  • 2 = Dårlig tilfreds
  • 3 = Tvilsomt
  • 4 = Rimelig bra
  • 5 = Bra tilfreds
  • 6 = Meget bra tilfreds

Tallet eller ordet som passer best skrives til høyere for hvert problemområde/spørsmål. Med denne metode kan man bruke dataverktøyet PAM ved bearbeidelsen (veiledning 5.8 Dataverktøyet PAM 1, under utarbeidelse). Man kan selvsagt også bruke andre metoder for å vurdere jobbtilfredsheten.

Om det er aktuelt med personidentifiserbare besvarelser, kan det være aktuelt etter nærmere avtale å besvare de spørsmål om person-yrkesdata som man finner til slutt i listen.

Spørreskjemaundersøkelse med "Mini-skjema 17"

Planleggingsmøte

Den aktuelle prosjektgruppen med enhetsleder, verneombud, personalmedarbeider og BHT-personell gjør det forberedende arbeid etter samme prinsipper som ved andre kartleggingsprosjekter av det psykososiale arbeidsmiljøet. I dette inngår også evalueringen av behovet for et nytt prosjekt. Det avtales hvem som er ansvarlig for utarbeidelse av handlingsplan, for å iverksette tiltakene og for å evaluere resultatet.

Informasjon til de ansatte

Den nødvendige informasjon til de ansatte gis enten som et følgeskriv eller under et lunsj/personalmøte. Dette bør være informasjon om bl.a.:

  • En prosjektgruppe som består av enhetsleder, verneombud og bedriftshelsetjenesten er enige om å iverksette en undersøkelse av psykososialt arbeidsmiljø ved hjelp av en spørreskjemaundersøkelse
  • Målsettingen er kartlegging av enheten, analyse, tilbakemelding, tiltak og oppfølging
  • Det er behov for å få kontakt med de som har behov for rådgivning eller for nærmere undersøkelse ved bedriftshelsetjenesten. I samarbeid med de tillitsvalgte er det enighet om at besvarelsene ikke kan være anonyme. Rubrikkene om persondata nederst på spørreskjemaet skal derfor fylles ut. Det er bare personell ved BHT som får adgang til opplysningene
  • Utfyllingen som vanligvis tar 20-30 minutter, skjer på grunnlag av den vedlagte veiledningen. Etter utfylling legges besvarelsene i lukket konvolutt merket "BHT". Man fastsetter en tidsfrist for innlevering
  • Har den ansatte spesielle problemer som han ønsker å ta opp med BHT, bør dette avmerkes på skjemaet. Man bør likevel på eget initiativ ta kontakt med BHT snarest mulig
  • Svarskjemaene bearbeides av BHT og det gis tilbakemelding slik at resultatet gjøres kjent for alle i enheten. Enkeltpersoner kan ikke gjenkjennes i tilbakemeldingen. · Metoden for oppfølgingen på avdelingsnivå avtales når man kjenner resultatet. Prosjektgruppen har ansvaret for dette og for å utarbeide en tiltaksplan
  • BHT vurderer etter bestemte kriterier hvilke enkeltpersoner som har behov for rådgivning eller for nærmere undersøkelse og vurdering ved bedriftshelsetjenesten. Om det er aktuelt å søke råd hos lederen eller andre, må BHT-personell først avtale dette med den ansatte. Den som selv føler et behov for nærmere undersøkelse, rådgivning, hjelp og støtte bør likevel ikke vente på innkalling, men selv søke kontakt med BHT.

Psykososialt arbeidsmiljø og jobbtilfredshet - " Mini-skjema 17" (Se veiledning 5.3, vedlegg 5 og vedlegg 6)

Utfyllingen skjer på grunnlag av den skriftlige veiledningen eller under veiledning i gruppe. For hvert av de 17 problemområdene stiller man spørsmålet:

  • "Hvor tilfreds er du?" Spørsmålene 13 om helseplager og 14 om mobbing har andre spørsmålsformuleringer
  • "Eventuelle forslag til forbedringer?"

I tillegg spør vi om man eventuelt er opptatt av andre spesielle problemer, og vi ber om en vurdering av det spesielt positive i det psykososiale arbeidsmiljøet.

Bearbeiding og tilbakemelding.

Har man dataverktøyet PAM kodes resultatene direkte inn i dette programmet. Dette skjer i regi av bedriftshelsetjenesten. Registreringen bearbeides og resultatene presenteres i en rapport for tilbakemelding så snart som mulig.

I tilbakemeldingen til avdelingen må man passe på at enkeltpersoner ikke kan gjenkjennes. Man kan nytte skjemaet ("Tilbakemelding") som er laget for tilbakemelding (se: veiledning 5.3, vedlegg 9). Man kan også nytte den "Hovedrapport" som kan lages med dataverktøyet PAM . Er det ønskelig å vise frekvensfordelingen for enkelte viktige problemområder bruker man "Frekvensfordeling". Er det ønskelig å gjøre visse utvalg blant besvarelsene eller å ha med detaljer som krever at man krysskjører noen av problemområdene mot hverandre, kan det gjøres. Eksempel: Hvilken stillingskategori har dårlig jobbtilfredshet, mye arbeids- stress og dårlig trivsel?

Utarbeidelse av handlingsplan

Så tidlig som mulig i prosessen, bør man bestemme hvordan man skal utarbeide handlingsplan. Det avtales hvem som er ansvarlig for utarbeidelsen, for å iverksette tiltakene og for å evaluere resultatet. Man avgjør hvem som skal delta og hvordan denne delprosessen gjennomføres. Her kan BHT være en bidragsyter. Den skriftlige tilbakemeldingen som inneholder resultatet av kartleggingen, analysen og forslag til tiltak må legges til grunn når handlingsplanen skal utarbeides.

Utarbeidelse av handlingsplan kan gjennomføres ved hjelp av en "Mini-arbeidsmiljødag "(se veiledning 5.6, kap.3).

Gjennomføring på enhetsnivå

Gjennomføringen av handlingsplanen er kanskje den viktigste delen av prosessen. Hvordan dette skal gjøres, er helt avhengig av handlingsplanens innhold.

Oppfølgingen av enkeltpersoner

Dette skjer ved at risikopersoner innkalles til selektiv helsekontroll med fokus på psykososialt arbeidsmiljø. Risikopersoner bør i første rekke være dem som har svar med en eller flere av disse kjennetegn:

  1. "Ikke tilfredsstillende verdier "(tallverdier 1-3) for de arbeidsmiljøvariabler som i utgangspunktet har gradering av jobbtilfredshet 1-6. Det gjelder også beregningen av arbeidsstress og trivsel.
  2. " Ikke tilfredsstillende verdier" for helseplager og om man føler seg mobbet. De svarkategorier som ikke er tilfredsstillende her er: "Muligens/vet ikke" og "Ja, sikkert".

Om man har personidentifiserbare skjemaer med navn eller kode og bruker funksjonen "Personalutvelgelse/Arbeidsmiljø 1" og "Personutvelgelse/Arbeidsmiljø 2" i PAM vil dette programmet identifisere disse personer. De tall som ikke er tilfredsstillende er markert med rød skrift.

Evalueringen

Når handlingsplanen utarbeides, bør det fastsettes en dato for evalueringsmøte. I dette møtet bør en gjennomgang handlingsplanen for å sikre seg at alle planlagte tiltak er gjennomført.

Screeningsundersøkelse med "Mini-arbeidsmiljødag"- et eksempel

En mindre bedrift med 40 ansatte ønsket å gjøre en "Screeningundersøkelse". Prosjektgruppen bestod av bedriftsleder, verneombud og bedriftslege. Jeg ble anmodet om å være med som konsulent. Man valgte "Mini-skjema 17" med utfylling på grunnlag av veiledningen. Man forfattet et følgeskriv til de ansatte. Dette inneholdt de momenter som er nevnt ovenfor under beskrivelsen av metoden og gjennomføringen.

Materialet ble bearbeidet av meg som konsulent. I tilbakemeldingsrapporten fremgikk det at jobbtilfredsheten var minst tilfredsstillende for Hovedspørsmål 1: Arbeidsmengde - tidspress og Hovedspørsmål 4: Sosial/kollega støtte. Ved vurderingen og beregningen av tallverdier for "Arbeidsstress" og "Trivsel" lå disse mellom tvilsomt (3) og rimelig bra (4). Noen angir at de opplever samarbeidsproblemer i forhold til både kolleger og leder. Enkelte antyder helseplager fordi de opplever "mye stress i jobben". De samme personer antyder "muligens mobbeproblemer".

Tilbakemeldingsrapporten konkluderer med at det må arbeides med de forhold som er påpekt. Man anbefaler å videreføre arbeidet i enheten ved å samle de ansatte til et miljømøte i form av en "Mini-arbeidsmiljødag" (kfr. kapitel 3.6 2. i veiledning 5.6 Arbeidsmiljødagen - kartlegging og tiltak) for å etablere samarbeide og dialog. Etter dette må det vurderes om det er aktuelt med et spesielt prosjekt i forhold til mobbing. BHT vil etter nærmere kriterier innkalle enkelte av de ansatte til "Selektiv helseovervåkning med fokus på psykososialt arbeidsmiljø". De som selv føler behov for kontakt med BHT anmodes om å ta slik kontakt.

"Mini-arbeidsmiljødagen" vil bli arrangert etter dette program:

  • 0900-1000 Tilbakemeldingen.
    • Utlevering av rapporten, gjennomgang, presisering og diskusjon
  • 1000-1100 Gruppearbeid
    • "Hva av dette er viktigst for vår gruppe?"
    • "Våre forslag til tiltak"
  • 1100-1200 Plenumspresentasjon av gruppearbeidet
  • 1200-1230 Lunsjpause
  • 1230-1400 Oppsummering og plan for etterarbeidet
    • Dette innebærer konkretisering av tiltakene, en konkret handlingsplan og en oppfølging med evaluering.

Kilder

Referanser

Fagmedarbeidere

  • Arne Sund, professor, dr. med.
  • Norsk arbeidsmedisinsk forening, kvalitetsutvalget

På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.