Arbeidsplassens eget kartleggingsverktøy (5.4)

Hensikt og omfang

  • BHT får ofte i oppdrag å fremskaffe verktøy som en avdeling selv kan benytte i sin vurdering av det psykososiale arbeidsmiljø. Slike verktøy må være enkle å bruke. Det er viktig å unngå misforståelser og mistenkeliggjøring. Metodene bør derfor være åpne.
  • Hensikten med denne veiledningen er å presentere rutiner som rimelig og raskt kan brukes til å peke på positive og negative forhold ved arbeidsmiljøet. Det er ønskelig å kunne vurdere om jobbtilfredsheten og trivselen er på et tilfredsstillende nivå. Man kan gjennomføre individuelle samtaler eller intervjuer med bruk av en momentliste, man kan bruke et enkelt spørreskjema eller man kan avholde en arbeidsmiljøkonferanse.

Beskrivelse

Samtale, strukturert intervju eller spørreskjemaundersøkelse som ledd i Internkontrollen i HMS-arbeidet

  • Ved både samtalen, intervjumetoden og spørreskjemametoden setter vi søkelyset på 10 problemstillinger som er viktige for å kunne vurdere jobbtilfredshet og trivsel. Listen over spørsmål kan selvsagt utvides etter eget ønske og behov. Erfaringen tilsier imidlertid at man bør ha relativt mye erfaring før man fokuserer vanskelige og sammensatte problemer

Samtale eller intervju med "Momentliste 10" (se veiledning 5.3, vedlegg 1)

  • Listen inneholder 10 hovedspørsmål eller problemområder. Om man gjennomfører undersøkelsen som en vanlig samtale eller som et strukturert intervju, avgjøres etter nærmere vurdering
  • Man kan stille spørsmålene som positive, nøytrale eller negative utsagn. Hvor detaljert man vil være, hvordan man vil forme spørsmålene og hvor formell man vil være, må den enkelte leder avgjøre
  • Man noterer stikkord om det som oppleves som positivt eller negativt. Dette gir grunnlag for en skjønnsmessig vurdering av grad av jobbtilfredshet for hvert av de 10 problemområdene
  • Vi anbefaler metoden med gradering på skalaen 1-6 slik:
    • 1 = Meget dårlig tilfreds
    • 2 = Dårlig tilfreds
    • 3 = Tvilsomt
    • 4 = Rimelig bra
    • 5 = Bra tilfreds
    • 6 = Meget bra tilfreds
  • Tallet eller ordet som passer best skrives til høyere for hvert problemområde/spørsmål. Man kan selvsagt også bruke andre svaralternativer. I enkelte situasjoner kan det etter nærmere avtale være aktuelt å ha med enkelte informasjoner om person - yrkesbakgrunn. Disse spørsmål finner man nederst på momentlisten
  • Metoden for tilbakemelding er avhengig av hvilke prosedyrer bedriften har for Internkontroll i HMS

Spørreskjemaundersøkelse med "Mini-skjema 10" ( se veiledning 5.3, vedlegg 2 og 3 )

  • Selv om de fleste vil foretrekke samtaleformen eller intervjuet, er det også mulig med en enkel spørreskjemaundersøkelse som kan administreres av leder eller verneombud. Hvor ofte man skal utføre slike undersøkelser må den enkelte bedrift selv avgjøre. I oppfølgingsarbeidet kan det være nyttig med et samarbeide med bedriftshelsetjenesten
  • Spørreskjemaet kan fylles ut på grunnlag av den skriftlige veiledningen som følger skjemaet. Det kan også skje med en viss veiledning på et personalmøte av 15-20 minutters varighet. Om det skal være anonyme registreringer eller ikke, avgjøres etter nærmere avtale
  • Ved bearbeidelsen av materialet setter man fokus på enheten som organisasjon, samtidig som man etablerer et opplegg som gir enkeltindividene og grupper av ansatte tilbud om den hjelp og støtte de trenger. Metoden for tilbakemelding er også her avhengig av hvilke prosedyrer bedriften har for Internkontrollarbeidet i HMS
  • Prinsipielt burde det være en skriftlig tilbakemeldingsrapport med resultateter og oversikt over foreslåtte tiltak. Dette kan suppleres med kommentar og diskusjon på et personalmøte eller på et eget miljømøte, f.eks. "Mini-arbeidsmiljødag".(se veiledning 5.6)
  • oppfølgingen må man også sette fokus på enkeltindivider eller grupper av ansatte. Uansett metode bør man ha et system som gjør at risikopersoner kan identifiseres og innkalles til nærmere samtale og vurdering hos leder, verneombud eller bedriftshelsetjenesten. Selv om opplegget administreres av enhetsleder eller verneombud, kan bedriftshelsetjenesten spille en aktiv rolle i oppfølgingen

Arbeidsmiljøkonferanser

  • "Arbeidsmiljøkonferanse" som en kvalitativ metode er et alternativ til prosjekter med kvantitative kartleggingsundersøkelseer. Det foreligger mange varianter for slike opplegg. Kapasiteten, antall deltagere og varighet varierer og må tilpasses den enkelte enhet. Mange begrenser seg til 50 deltagere og gjennomfører konferansen i løpet av 1-2 dager. Andre gjennomfører deler av aktiviteten over en lengere tidsperiode ved at man legger noe av møteaktiviteten inn i den ordinære og daglige drift
  • Det er noe enklere å gjennomføre slike konferanser enn prosjekter som baserer seg på kvantitative spørreundersøkelser. Det er imidlertid en styrke at den som leder slike konferanser har trening i gruppearbeid og innsikt i organisasjonsutvikling
  • Foruten en vanlig "Arbeidsmiljøkonferanse" (vedlegg 1) beskriver vi to spesielle versjoner: "Kartotekkort-metoden "(vedlegg 2) og "Konferansemetoden etter Arne Ebeltoft" (vedlegg 3)

Vedlegg

Kilder

Referanser

    Fagmedarbeidere

    • Arne Sund, professor, dr. med.
    • Norsk arbeidsmedisinsk forening, kvalitetsutvalget

    På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.