Arbeidsplassbeskrivelse, et verktøy i oppfølgingen av sykmeldte

Hensikt og omfang

  • Hensikten er å presentere et verktøy til bruk i sykefraværsarbeid i virksomheter.
  • Målet er å bedre kommunikasjonen mellom behandlende lege og virksomhet, men også å bevisstgjøre virksomheten om begrensinger og muligheter knyttet til arbeidsplassen

Bakgrunn

  • Sykefraværsprosjektet ved Ringnes Gjelleråsen, som var et samarbeidsprosjekt mellom trygdeetaten og Ringnes Gjelleråsen 1996-99, synliggjorde behovet for bedre kommunikasjon mellom arbeidsgiver og den sykmeldtes behandlende lege1-2. En Arbeidsplassbeskrivelsemodell Ringnes ble prøvet ut som et lokalt tilpasset verktøy for all kommunikasjon med eksterne aktører.
  • Nytten av et slikt verktøy blir beskrevet i NOU 2007: 27 Sykefravær og uførepensjonering3. Her henvises det til at legene i sjelden grad har inngående kjennskap til den sykmeldtes arbeidsmiljøforhold. En beskrivelse av hvilke funksjonskrav som stilles i den konkrete arbeidssituasjonen, vil gjøre en funksjonsvurdering langt mer effektiv og hensiktsmessig. Rapporten anser en slik jobbanalyse som en viktig oppgave for BHT.
  • Den nye IA-avtalen 2010 fremhever betydningen av en god samhandling mellom ulike sentrale aktører og har møtepunkter og tidsfrister tydelig beskrevet4. I dialogen mellom disse aktørene kan arbeidsplassbeskrivelsen være et viktig felles utgangspunkt for den videre samtalen.
  • Eksempler på hvilke miljøforhold som kan omtales i en arbeidsplassbeskrivelse er mange. Noen av dem er bransjerettet, mens andre vil være sentrale på de fleste arbeidsplasser. Den arbeidsplassbeskrivelsen som det henvises til i denne veiledningen er en utvidet utgave av den tidligere bransjetilpassede Ringnesmodellen. Arbeidsmiljøforholdene som omtales i beskrivelsen, er tatt med etter erfaringer med oppfølging av sykmeldte i ulike virksomheter.

Om verktøyet

  • Arbeidsplassbeskrivelsen er en kort beskrivelse av hvilke arbeidsoppgaver som utføres, hvordan oppgavene er organisert og hvilke arbeidsmiljøforhold som særpreger arbeidsplassen.
  • Arbeidsbeskrivelsens hovedmålsetting er å bidra til en felles referanseramme, slik at forhold på arbeidsplassen som er av betydning for arbeidstakerens funksjonsevne og mulighet til å vende tilbake til arbeidet, kommer fram under samtalen. Arbeidstakeren må bidra med supplerende kunnskap og erfaringer, hvis han mener at vesentlige elementer i arbeidsmiljøer er utelatt.
  • En arbeidsplassbeskrivelse bør være kortfattet i form og innhold. Den må ikke overstige to sider, hvis den skal være brukervennlig. Praktisk erfaringer har vist at skjema med faste avkryssingsalternativer bør unngås. Rene sjekklister kan lett bli for skjematiske, uoversiktlige og for upresise i sin informasjon.

Generelle krav til innhold og utforming

  • Beskrivelsen bør være todelt.
  • Første del beskriver de arbeidsoppgavene som utføres og kan kombineres med fotografier. Kombinasjonen forutsetter at billedbruken ikke tar oppmerksomheten fra teksten. Teksten gir et mer helhetlig bilde av arbeidsmiljøet og hvordan arbeidet er organisert, enn hva en avbildet arbeidssituasjon kan bidra med.
  • Andre del gir en vurdering av de arbeidsmiljøforholdene som særpreger arbeidsplassen. Arbeidsplassbeskrivelsene kan av den grunn bli svært ulike. Miljøforhold som er naturlige i omtalen av industriarbeidsplasser, er ikke like naturlige for en kontorarbeidsplass eller en arbeidsplass i helsesektoren.

Del I – beskrivelse av arbeidsoppgaver

  • Oppgavebeskrivelsen inneholder en kortfattet oversikt over arbeidsoppgavene beskrevet i den rekkefølgen de vanligvis utføres.
  • Hvis arbeidsplassen er en del av et rotasjonsprogram, bør hele programmet beskrives.
  • Denne delen av arbeidsplassbeskrivelsen bør være en lederoppgave.
  • Erfaringer har vist at det er en stor fordel om avdelingslederne har ansvaret for oppgavebeskrivelsen. De er godt kjent med forventninger og krav som stilles til egen avdeling og har samtidig den beste oversikten over hvilkeoppgaver som er tilknyttet den enkelte arbeidsplass.
  • Den kunnskapen de får gjennom en systematisering av arbeidets innhold og organisering, gir dem samtidig en ekstra mulighet til å vurdere innhold og fordeling av oppgaver i avdelingen. Bruk av ”interne” ord og uttrykk må unngås i oppgavebeskrivelsen. Uttrykksformer som er velkjente og selvfølgelige for alle med intern bransjekunnskap, vil være ukjente og til dels uforståelige for andre.

Del II – beskrivelse av sentrale arbeidsmiljøforhold

  • Denne delen gir en oversikt over miljøforhold, arbeidsstillinger og arbeidsbevegelser som særpreger arbeidssituasjonen. Oversikten skal bidra til at faktorer som kan være av betydning for ansattes helse, settes på dagsorden. Den skal gjøre det lettere å komme fram til hvilke oppgaver arbeidstakeren ikke kan eller kan gjøre til tross for helseproblemer.
  • I noen arbeidsplassbeskrivelser kan en med fordel koble beskrivelsen av arbeidsmiljøfaktorene direkte til beskrivelsen av de ulike arbeidsoppgavene. Hvilke faktorer som skal omtales bør være faglig begrunnet og basert på kunnskap om lokale arbeidsforhold.
  • Risikofaktorer for utvikling muskel- og skjelettplager eller forverring av eksisterende plager bør vektlegges spesielt. Slike tiltak kan redusere den sykmeldtes bekymring for at eventuelle plager kan forverres, hvis han vender tilbake til arbeidet.
  • Ansvarlige for denne delen av arbeidsplassbeskrivelsen bør ha oversikt over hvilke risikofaktorer for muskel- og skjelettplager som særpreger de arbeidsopgavene som blir beskrevet. Utformingen av miljø¬delen vektlegger helsefaglig og ergonomisk spisskompetanse.
  • Et samarbeid mellom arbeidsgiver og bedriftshelsetjenesten vil av den grunn være svært formålstjenlig.

Bruksområder

  • Arbeidsplassbeskrivelsen vil være særlig nyttig i alle sammenhenger der det er viktig å få konkretisert hvilke oppgaver den ansatte kan utføre eller ikke. Den kan raskere bidra til gjensidige avklaringer om hvilke forventninger og krav som arbeidsplassen stiller og i hvilke sammenhenger de er forenlige med den ansattes vurdering av egen arbeidsevne.
  • Bruk av arbeidsplassbeskrivelser kan bidra til en mer målrettet og hensiktsmessig dialogmellom de ulike aktørene. Hvis det er aktuelt å overføre en arbeidstaker med redusert arbeidsevne til annet arbeid i virksomheten, kan flere alternative arbeids¬plassbeskrivelser brukes som vurderingsgrunnlag.

Vedlegg

Kilder

Referanser

  1. Sykefraværsprosjektet ved Ringnes Gjelleråsen. Et samarbeidsprosjekt mellom trygdeetaten og Ringnes Gjelleråsen (1996-98)Prosjektleder Solveig Haugen, Nittedal trygdekontor, nå ansatt ved Arbeidslivssenteret i Akershus. (Rapport, ikke lenger tilgjengelig)
  2. Gudding IH. Arbeidsplassbeskrivelse - et nyttig hjelpemiddel i oppfølging av sykmeldte. STAMI nyhetsbrev 2010.
  3. Sandman M. Sykefravær og uførepensjonering. [NOU 2000:27]. 2000. Norges offentlige utredninger.
  4. Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 1. mars 2010 – 31. desember 2013 (IA-avtalen)

Fagmedarbeidere

  • Inger Helene Gudding, seniorrådgiver/fysioterapeut, Statens arbeidsmiljøinstitutt, tidl. ergonomirådgiver, BHT Ringnes Gjelleråsen.

På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.